Ken je Ernst al? Geweldige trainer. Waarom? Daar kom ik later op terug want volgens Ernst zit jij daar als lezer nu totaal niet op te wachten. Jij wilt natuurlijk meteen de tips lezen waarmee je inzicht krijgt in hoe je een goed adviesrapport schrijft, waarom deze tips jou gaan helpen en hoe je dit kunt vormgeven. Dus later meer over Ernst die ons een training gaf over schriftelijk adviseren.

Schrijftips voor je adviesrapport

Zet de lezers centraal

Hiermee voorkom je dat de lezers van jouw adviesrapport de essentie missen als ze wegens tijdgebrek het rapport scannend doornemen. Bij een schrijversgerichte benadering staat het proces centraal. Bij een lezersgerichte benadering schrijf je voor de doelgroep. Wat willen zij weten als ze een adviesrapport lezen? Wat je adviseert, waarom je dit adviseert en welke argumenten je daarvoor hebt.

• Het advies
• Waarom je dit adviseert
• Argumenten

Speel met de opmaak van je tekst

Dit helpt de lezer om het rapport te kunnen scannen. Ook bevordert het de leesbaarheid. Een lap tekst zonder opmaak werkt niet. Hieronder vind je een voorbeeld van mijn adviesopdracht.

1. Start het leertraject met de escape room Newtonian Railways

Jullie willen de onderlinge samenwerking en communicatie tussen collega’s versterken. Daarom adviseer ik om het leertraject te starten met de escape room Newtonian Railways. Deze werkvorm heeft een aantal voordelen:

Het leent zich uitstekend om de onderlinge samenwerking en communicatie te stimuleren
Deze escape room is voor ProRail ontwikkeld om medewerkers te laten ervaren hoe belangrijk het is om tijdens het samenwerken te communiceren. In deze escape room worden tien medewerkers verdeeld in de regionale meldkamer West en Oost. Zij gaan samen een storing op het spoor oplossen. Als zij niet met elkaar gaan communiceren en samenwerken zijn zij niet in staat om de storing op te lossen.

Wat een meesterwerk hè? Het leest ontzettend makkelijk. Je wilt overigens niet weten hoe het eerst was. Ernst heeft mijn tekst herschreven. Ik had advies en argumenten door elkaar staan. Dat brengt mij meteen bij zijn derde tip:

Blijf scherp op wanneer je adviseert en wanneer je argumenten geeft

Want? De lezer is in eerste instantie op zoek naar de kernboodschap, pas daarna naar de argumenten. De truc is om ‘want’ tussen je adviezen en argumenten toe te voegen. Bijvoorbeeld:

Zet supervisie meerdere malen als werkvorm in na de training communicatie 

Want?

1. Deze werkvorm verhoogt het zelflerend vermogen van medewerkers
2. Meerdere malen inzetten van supervisie verhoogt het effect op de werkvloer

Betrap je jezelf dat je ‘dus’ ergens in je tekst gebruikt? Het woord ‘dus’ geeft de kernboodschap aan. Zet deze vooraan als advies. Ernst gebruikte het voorbeeld:

• Morgen is het lekker weer, dus ik ga zwemmen
• Ik ga zwemmen, want morgen is het lekker weer

Verwijs naar wat de opdrachtgever wil bereiken

Dit zorgt ervoor dat je opdrachtgever zich gehoord voelt. Als je goed hebt opgelet hoort bij het voorbeeld hierboven tussen het advies en de argumenten nog te staan waarom je dit adviseert. Hiermee verwijs je naar wat de opdrachtgever wil bereiken. Bijvoorbeeld:

Je hebt aangegeven dat je het belangrijk vindt dat medewerkers zelf in staat zijn om de communicatie met collega’s te verbeteren. Daarom adviseer ik je om supervisie in te zetten. Dat heeft een aantal voordelen:

Waarom ik fan ben van Ernst?

Ik kom even terug op waarom dat ik fan ben van Ernst. Ernst zit vol passie. Lekker energiek ook. Wat ik het mooiste vind is dat hij je door zijn verhalen een situatie laat beleven, waardoor je ineens begrijpt hoe het in elkaar steekt. Hij doet dat door voorbeelden te gebruiken die herkenbaar zijn voor iedereen en veel details te benoemen. Een van zijn voorbeelden is het verhaal waarin hij examen af moet leggen voor zijn autorijbewijs. De examinator benoemt de constateringen:

Ja Ernst, je reed hier weg en kwam toen op het eerste kruispunt aan, daar sloeg je rechtsaf zonder nog een laatste keer over je schouder te kijken. Er kwam een scooter aan die je niet had gezien. Ik gaf je de opdracht om te keren. Normaal doe je daar 3 keer over, jij 5. Toen je moest fileparkeren had je de auto goed onder controle. Je draaide op het juiste moment in, zodat de auto precies in het vak stond. Toen we op de snelweg aankwamen had je net niet genoeg tempo om in te voegen voor de vrachtwagen. Hierdoor moest je afremmen, zodat je achter de vrachtwagen in kon voegen. Dit was een gevaarlijke situatie. Uiteindelijk gaf ik je de opdracht om een hellingproef te doen. Dit ging weer goed. De auto ging geen centimeter achteruit. Helaas ben je gezakt.

Waarom dit niet handig is? Ernst is op zoek naar het antwoord of hij geslaagd is. Er worden negatieve en positieve punten van het examen benoemd, hierdoor blijft het vaag welke kant het uiteindelijk opgaat. Als laatste boodschap vertelt de examinator dat Ernst gezakt is. Zou Ernst kunnen navertellen wat hij niet en wel goed heeft gedaan? Ik denk van niet. Toch nog een laatste handige tip van Ernst:

Volg de vragen van de doelgroep

• Ben ik wel of niet geslaagd?
• Waarom niet?
• Deed ik dan alles fout?

Verhalen vertellen werkt. Ik begreep hierdoor ineens heel helder hoe ik lezersgericht kan schrijven en waarom de schrijversgerichte benadering minder goed werkt. In een eerdere blog: ‘weet jij hoe je de beste verhalen vertelt?’ geef ik je tips over het inzetten van verhalen in je trainingen.